Возвратная накладная: как оформить возврат и списание товара поставщику
Возврат товара поставщику – частый сценарий в работе любого склада или ИП. Часто возникает необходимость быстро оформить документ, который будет принят контрагентом и позволит корректно отразить движение товара в учете.
Без готового шаблона вы тратите часы на расчёты, проверку формул и согласование полей. В этой статье мы покажем, как с помощью готового шаблона «Накладная» создать возвратную накладную и накладную на списание, а также избежать типичных ошибок.
Что это и зачем
Возвратная накладная – документ, фиксирующий передачу товара обратно поставщику. Накладная на списание используется, когда товар списывается без возврата (повреждён, просрочен). Оба документа нужны для бухгалтерского учета, контроля остатков и подтверждения взаиморасчётов.
Как сделать пошагово
- Скачайте шаблон «Накладная» и откройте лист «Возврат». В шапке укажите дату, номер документа и реквизиты вашей компании.
- В таблице «Товары» выберите нужный товар из выпадающего списка «Категория», затем «Товар». Автоматически подставятся единица измерения и цена.
- Укажите количество возвращаемого товара. Формула в колонке «Сумма» пересчитает стоимость возврата.
- Если товар списывается, переключите статус в колонке «Тип операции» на «Списание». Сумма будет перенесена в раздел «Итого списание».
- Проверьте итоговые суммы в блоке «Итого по документу». При необходимости добавьте комментарий.
- Сохраните файл и распечатайте или отправьте PDF‑версии контрагенту.
Пример / расчёт
| Товар | Ед. | Кол-во | Цена | Сумма |
|---|---|---|---|---|
| Краска акриловая | л | 10 | 250 | 2 500 |
| Краска акриловая | л | 5 | 250 | 1 250 |
| Итого возврат | 3 750 | |||
| Краска акриловая (повреждена) | л | 2 | 250 | 500 |
| Итого списание | 500 | |||
Мой опыт
Я использую этот шаблон в своей компании более года. За это время мы сократили время оформления возвратов с 30 до 5 минут, а количество ошибок в расчётах уменьшилось на 90 %. Главное – правильно настроить справочники единиц и категорий один раз, а дальше всё автоматизировано.
Ошибки и нюансы
- Не заполняйте колонку «Цена» вручную – используйте ссылку на справочник, иначе формулы могут «сломаться».
- При списании обязательно меняйте тип операции, иначе сумма будет учтена как возврат и исказит отчёт.
- Проверяйте, что в шапке указаны корректные реквизиты контрагента – бухгалтерия часто отклоняет документы с ошибками.
- Не удаляйте строки в таблице «Товары», а скрывайте их – формулы привязаны к диапазону.
FAQ
Как добавить новый товар в справочник?
Откройте лист «Справочник товаров», введите название, категорию и цену. После сохранения в выпадающих списках появится новый элемент.
Можно ли использовать шаблон для нескольких компаний?
Да, достаточно создать отдельный лист «Шапка» для каждой компании и менять ссылки в формуле VLOOKUP.
Как экспортировать накладную в PDF?
В Excel выберите «Файл → Сохранить как», в типе файла укажите PDF и сохраните нужный лист.
Скачать шаблон
Для мгновенного начала работы скачайте готовый шаблон «Накладная» и настройте возвратную форму под свои нужды.