Приходная накладная и таблица учета поставок товаров

Когда поставщик привозит партию из сорока позиций, а кладовщик сверяет коробки по мятому бумажному листу, расхождения неизбежны. Пересортица, неучтенный бой и расхождения в закупочных ценах всплывают только во время ревизии, когда поставщику претензию уже не выставишь.

Автоматизированная приходная накладная и простая таблица учета поставок товаров в Excel позволяют фиксировать фактический прием груза за пять минут. Вы сразу видите итоговую сумму партии, НДС и расхождения между заказом и поставкой.

Что это и зачем торговому складу

Приходная накладная фиксирует переход права собственности на материальные ценности от контрагента. Таблица прихода и расхода товара объединяет разовые документы в сквозной учет движения товара по накладным, предотвращая недостачи на складе.

Как сделать пошагово

Оформите шапку: укажите номер документа, дату приемки, склад оприходования, реквизиты поставщика и основание (номер договора поставки).
Создайте табличную часть со столбцами: артикул, наименование, единица измерения, количество по документам, принято фактически, цена закупки без НДС, ставка НДС, сумма с НДС.
Настройте формулу для расчета суммы: =[@Количество]*[@Цена]*(1+[@НДС]).
Добавьте проверку расхождений: столбец с формулой =[@Факт]-[@Документ] и выделите отрицательные значения красным цветом.
Свяжите строки со справочником номенклатуры через выпадающие списки для чистоты данных.

Пример / расчёт

Артикул	Товар	План, шт	Факт, шт	Цена, ₽	Сумма, ₽
АРТ-101	Краска акриловая 5л	20	18	1200	21600
АРТ-204	Грунтовка глубокая 10л	15	15	650	9750
АРТ-312	Кисть плоская 50мм	50	50	95	4750

Итого по накладной оприходовано товара на 36 100 ₽ при недостаче 2 банок краски на сумму 2 400 ₽.

Мой опыт

В магазине стройматериалов мы годами страдали от пересортицы смесей. После внедрения жесткого правила — вбивать приход прямо у рампы по артикулам со сканером штрихкодов — расхождения сократились на 85% в первый же месяц, а спорные позиции сразу возвращались водителю с актом.

Ошибки и нюансы

Приемка без сверки фактического веса или поштучного пересчета упаковок.
Занесение цен из счета на оплату вместо закрывающего УПД поставщика.
Отсутствие фиксации артикула производителя, что приводит к задвоению карточек.
Игнорирование входящего НДС, искажающее себестоимость складских остатков.

FAQ

Как быстро оприходовать накладную поставщика в Excel?

Используйте готовый шаблон с настроенными формулами и справочником контрагентов, куда достаточно скопировать строки из электронной накладной поставщика.

Зачем разделять количество по документу и фактическое?

Это исключает ручные пересчеты и автоматически формирует акт о расхождениях (ТОРГ-2) для возврата брака или допоставки.

Можно ли вести учет поступления и отгрузки товаров в одной таблице?

Да, для этого накладные связываются с общей ведомостью остатков через функции СУММЕСЛИМН.

Скачать шаблон

Чтобы не собирать формулы с нуля, скачайте готовый профессиональный инструмент: Шаблон «Накладная» со справочниками товаров, расчетом сумм и сводным отчетом.